Flujos de trabajo

En el análisis realizado por Mendoza y Hazle, en la tesis de grado escrita el año 2003 titulada “Metodología para el análisis y diseño de sistemas de información para automatizar procesos administrativos internos, utilizando workflow”, se menciona que hace más de tres décadas, las aplicaciones computacionales eran altamente dependientes de la organización de los datos en un disco. Un cambio en la estructura de almacenamiento obligaba a actualizar el código de las aplicaciones afectadas. Para superar esta dependencia, surgieron los sistemas de gestión de base de datos. De igual manera, muchas aplicaciones en las empresas no permitían la fácil modificación de los procesos, pues se encontraban inmersos en el código programado. Por esta razón, un cambio en la forma de operar el negocio conllevaba un mantenimiento a los programas existentes. El uso de la tecnología de flujos de trabajo o “workflow” hace posible que la tarea de distribuir el trabajo sea desmembrada de los programas, dando como resultado aplicaciones más flexibles y menos vulnerables a los cambios del negocio. Una aplicación independiente de los procesos consiste de una definición del flujo del trabajo y un conjunto de programas que proporcionan los servicios de usuario y datos.

En la tesis doctoral de Fernández, publicada el año 2008 con el título “Representación, interpretación y aprendizaje de flujos de trabajo basado en actividades para la estandarización de vías clínicas”, se menciona que el diseño de procesos por parte de expertos es un problema de gran complejidad. Por otro lado, si además de representar el proceso se quiere interpretar, el problema se agrava aún más. Según el modelo tradicional, si se quieren aprovechar los sistemas informáticos para supervisar y apoyar la implantación de los procesos diseñados es necesario crear un software que lo haga específicamente. Por ello, cuando un experto en procesos, como un médico, quiere poner en marcha un proceso, ha de recurrir a un programador para que le construya el producto software adecuado. Además, un experto en procesos pueden decidir en cualquier momento cambiar el flujo de ejecución para hacerlo más adecuado, lo que requeriría de nuevo la mediación del personal informático. Esta mediación supone a la postre errores y retrasos en la implantación de procesos muy simples. Este problema es resoluble dotando a los diseñadores de procesos de herramientas para diseñar sus propios procesos. Para ello, es necesario encontrar modelos que permitan realizar de un modo natural la automatización de los procesos para estandarizarlos. En el campo de la informática existe una disciplina que se encarga de la investigación en lenguajes de especificación de automatización de procesos y de entornos de ejecución dinámica de estos. Esta disciplina se denomina “Tecnología de flujos de trabajo”. Dicha tecnología proporciona lenguajes para definir procesos de una forma estándar que, de ser suficientemente formales y recoger la suficiente información, permitirían incluso la ejecución automática de los procesos en sistemas informáticos. El principal objeto de esta disciplina son los denominados flujos de trabajo.

Los flujos de trabajo son un tipo de trabajo colaborativo que ayudan a administrar y automatizar procesos de negocio. Chaffney, en el libro publicado el año 1988 titulado “Groupware, workflow e Intranets”, define los flujos de trabajo como “Un flujo y control en un proceso de negocio”. La asociación con varios años en la investigación de modelos y estándares para la industria de los flujos de trabajo, denominada “Coalición para la Administración de Flujos de Trabajo” define a los flujos de trabajo como: “La automatización de un proceso de negocio, total o parcial, en la cual documentos, información o tareas se trasladan de un participante a otro para ser procesados, de acuerdo a un conjunto de reglas establecidas”. De igual forma este grupo define lo que es un proceso de negocio: “Un proceso de negocio es un conjunto de uno o más procedimientos o actividades directamente ligadas, que colectivamente realizan un objetivo del negocio, normalmente dentro del contexto de una estructura organizacional que define roles funcionales y relaciones entre los mismos”. Greif, en el libro publicado el año 1988 titulado “Trabajo cooperativo soportado por computadora”, define los flujos de trabajo como “Un tipo especial de groupware que ofrece la posibilidad de realizar de una manera muy flexible el flujo de acciones de un grupo de usuarios”. Según los anteriores conceptos, la automatización de los procesos del negocio y la colaboración entre los miembros, son los principales objetivos de las soluciones de flujos de trabajo, los cuales toman como meta optimizar los recursos, además de reducir tiempo, dinero y esfuerzo en la administración de los procesos.