Cómo organizar una recepción

Las recepciones pueden ser organizadas en distintos horarios pudiendo ser de día o de la noche y se clasifican en oficiales, diplomáticas, empresariales, militares, informales e íntimas.

RECEPCIONES OFICIALES, DIPLOMÁTICAS

Generalmente, son organizadas a través de las oficinas responsables del Ceremonial de Estado, Protocolo y el Área Social, donde se preparan todos los detalles relacionados.

Para la atención, se suele tomar los servicios de empresas especializadas en catering, que cuenten con personal profesional que garantice un excelente servicio.

Idealmente, los garzones deben vestir un smoking y guantes blancos, proyectando elegancia y distinción, deben ser atentos y educados además de demostrar los conocimientos adecuados para la atención de este tipo de eventos.

El número de los garzones, estará en función al número de invitados, pudiendo haber 1 garzón para cada 6 personas.

Desde luego, tanto la vajilla de porcelana como la cristalería y la cubertería deberán ser de buena calidad y deben estar en perfecto estado, vale decir que ninguna pieza debe tener algún tipo de mancha o estar desportillada, debe ser una vajilla impecable al igual que la mantelería y las servilletas.

Estas recepciones pueden realizarse en hoteles de cinco estrellas, o casas especializadas para la atención de eventos que cuenten con salones apropiados y espacios suficientes para albergar a numerosa concurrencia.

En caso de ofrecer un almuerzo o cena, es preciso que las mesas cuenten con el espacio suficiente para situar cómodamente a los invitados en puestos marcados con anterioridad.

RECEPCIONES EMPRESARIALES

En este caso también cuentan con oficinas responsables de la organización de cada una de las actividades que realizan, tales como desayunos – trabajo; almuerzos – trabajo; cenas – trabajo; cócteles, banquetes, etc.

En estos casos, también pueden contratar los servicios de una empresa de primera calidad especializada en el servicio de catering con las mismas características expresadas en el acápite de Recepciones Oficiales y Diplomáticas.

RECEPCIONES MILITARES

En este caso las reglas protocolares pueden variar de acuerdo con las costumbres y conductas militares, pero las reglas de etiqueta en esencia son las mismas y se aplican en los distintos estratos sociales.

También se puede contratar los servicios de una empresa de primera calidad especializada en el servicio de catering con las mismas características expresadas en el acápite de Recepciones Oficiales, Diplomáticas y Empresariales.

RECEPCIONES INFORMALES

Este tipo de recepciones deja de ser formal, por lo que no es necesario tener tarjetas de ubicación y la atención será menos ceremoniosa y lo recomendable es ofrecer un buffet, esta forma es muy cómoda puesto que cada persona se sirve personalmente y se acomoda donde más le agrade, es una manera práctica de invitar a muchas personas, pudiendo realizarse en un jardín si es en el día y si se invita por la noche se puede realizar en un salón.

REUNIONES ÍNTIMAS

Este tipo de reuniones no precisan ser muy elaboradas, pero no por ello se debe descuidar la esmerada atención que merecen los invitados, pudiendo prepararse un plato frío, sin puestos marcados; siempre procurando la comodidad y bienestar de cada invitado.

Es importante tomar en cuenta que para cada una de las recepciones arriba mencionadas, se debe enviar invitaciones formales con 20 días de anticipación como mínimo y esperar las confirmaciones o excusas para una correcta organización.

Solo en el caso de las reuniones íntimas se puede enviar con 4 días de antelación tarjetas informales o invitar telefónicamente según sea el grado de confianza o familiaridad.