Flujos de trabajo

En la tesis doctoral de Fernández, publicada el año 2008 con el título “Representación, interpretación y aprendizaje de flujos de trabajo basado en actividades para la estandarización de vías clínicas”, se menciona que los flujos de trabajo están pensados para resolver problemas de estandarización de procesos mediante la definición de estos de una forma no ambigua y pensada para su replicación. Sin embargo, no siempre es buena la utilización de los flujos de trabajo. Por ejemplo, un programa informático que nunca vaya a modificarse es preferible implementarlo con un lenguaje de programación estándar que utilizando flujos de trabajo, ya que, los flujos de trabajo resultan menos potentes que dichos lenguajes, además de ser mucho menos eficientes. De este modo, la utilización de sistemas de flujos de trabajo viene indicada para el diseño de procesos repetitivos que: (1) Necesiten una legibilidad a un alto nivel, por ejemplo, porque han de ser diseñados por expertos sin conocimientos de programación. (2) Necesiten un control del flujo especifico que permitan en cualquier momento localizar el estado actual del flujo y los siguientes caminos a seguir. (3) Contemplen la posibilidad de modificar una instancia del proceso para que se ejecute de distinta manera a como había sido planeada en un principio. Esta característica potencia la variabilidad haciendo que existan instancias de flujos de trabajo que se ejecuten de una forma totalmente diferente a como fueron programadas. (4) Ofrezcan un guiado de la tarea en contraposición con una actuación autónoma, es decir, que necesiten confirmación de los pasos a seguir.

Existen innumerables modelos y lenguajes de representación de flujos de trabajo que pueden ser utilizados como herramientas para diseñar procesos de negocio como: Notación de Modelado de Procesos de Negocios (BPMN), planteado por el “Grupo de Gestión de Objetos” el año 2006; los Diagramas de Actividad del Lenguaje de Modelado Unificado, propuestos por Ambler, en el libro publicado el año 2004 con el título “Desarrollo guiado por modelos ágiles con Lenguaje de Modelado Unificado 2.0”; Lenguaje de definición de procesos con el Lenguaje Extendido de Marcado (XPDL), planteado por la “Coalición de Gestión de Flujos de Trabajo”, el año 2005. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo comerciales suelen venir acompañados de completas utilidades gráficas para ayudar al máximo al experto a diseñar sus procesos. Estas herramientas gráficas suelen potenciar la facilidad de la descripción de los flujos de trabajo ya que facilitan la legibilidad y hacen más entendible el sistema. El mayor problema de las herramientas comerciales es que suelen pecar de estar demasiado pensadas para solucionar los problemas de ejecución de flujos de trabajo más que los problemas de representación por lo que pecan de falta de expresividad. Por otro lado, aunque también hay modelos más orientados a resolver el problema de la representación, que pueden venir en forma de estándares o iniciativas individuales que intentan aportar solución a problemas generales o específicos de distintos entornos, estos suelen tener problemas a la hora de la ejecución, ya que estos lenguajes suelen ser más difíciles de interpretar debido a su complejidad. Fernández, en la tesis doctoral citada anteriormente, menciona que para representar un flujo de trabajo, hay que definir un lenguaje capaz de expresar todas las situaciones que requiera el problema a resolver, de la forma más entendible posible. Las características más importantes de los lenguajes de representación de flujos de trabajo son: (1) Expresividad. Es la capacidad que tiene un lenguaje para representar diferentes patrones en un flujo de trabajo. De este modo, cuanto más patrones sea capaz de plasmar un lenguaje mejor será su expresividad. (2) Legibilidad. A pesar de la importancia de la expresividad en el diseño de procesos, no es suficiente para que la implantación de un sistema de flujos de trabajo tenga éxito. Los flujos de trabajo están pensados para ser usados por personal que no tenga conocimientos en programación, es decir para que sean los propios expertos en procesos los que generen sus propias descripciones. La legibilidad es la facilidad con la que un experto puede entender el flujo definido en una especificación de flujo de trabajo. (3) Complejidad gramatical. Mientras que la legibilidad se refiere la complejidad del lenguaje con respecto al experto humano que la trata, la complejidad gramatical se refiere a la complejidad inherente al modelo de representación en sí mismo. La complejidad gramatical de un flujo de trabajo está determinada por sus capacidades de transición, de su dispositivo de memoria y las capacidades de inspección en su memoria. (4) Modelado del tiempo. Además de ser capaz de representar flujos de trabajo, los procesos a diseñar pueden requerir patrones basados en el tiempo. La representación del tiempo es un concepto muy útil en la mayoría de los entornos de uso de flujos de trabajo. Los expertos pueden utilizar flujos de trabajo para representar procesos en los que se requiera realizar esperas, tras las cuales se realizan acciones específicas, crear acciones periódicas, o incluso empezar tareas a horas prefijadas.

Marrero, en la tesis doctoral publicada el año 2015 con el título “Sistemas Workfl ow y BPM como herramientas para la automatización y mejora de la productividad en las organizaciones: Metodología para la implantación y casos de estudio”, menciona que la incorporación en una organización de un sistema de flujos de trabajo ofrece las siguientes ventajas: (1) Permite establecer una nueva forma de concebir los procesos y ponerlos en marcha con una gran sencillez, ofreciendo una metodología sistemática para el análisis de los procesos en el seno de la organización. Desde el momento en que se definen todos los procesos con la misma sintaxis, es posible establecer comparativos para su simplificación y por tanto mejora en la productividad de sus resultados. (2) Incremento en la velocidad de ejecución de los procesos, mediante una reducción de pasos repetitivos dentro de los procesos logrando un alto nivel de automatización. (3) Mejora en la satisfacción del usuario al comprobar la reducción de los errores, debido principalmente a la utilización de plantillas documentales y a “encorsetar” suficientemente los pasos que debe seguir cada uno de los procesos. (4) Garantizar el cumplimiento del proceso. No es posible salirse del diagrama diseñado para el mismo. Optimización del proceso y eliminación de tareas no necesarias. Evaluar la carga de trabajo de cada uno de los participantes y conseguir informes estadísticos.