Cálculo del costo indirecto de la obra

Cuando uno construye o se adjudica un contrato público o privado, es sencillo demostrar los costos del proyecto, como las facturas de los contratistas o los materiales entregados en sitio.

Sin embargo, otros costos, como los indirectos, a menudo se descuidan durante el proceso de presupuestación y fijación de precios, con consecuencias que pueden ser desastrosas.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE TOMAR EN CUENTA LOS COSTOS INDIRECTOS?

En pocas palabras: cualquier costo indirecto que no se cobra como parte de la del presupuesto de una obra, es un costo que se pagará con las “utilidades de la empresa” y si no existen utilidades, quiere decir que se perderá dinero.

DEFINICIONES

Para definir los costos indirectos primero hay que entender qué elementos no son costos indirectos: costos directos y gastos generales y administrativos.

Los costos directos pueden ser directamente identificables o atribuibles a un trabajo en particular.

Los ejemplos de estos costos incluyen materiales directos, mano de obra directa y costos del subcontratista.

Por ejemplo, un costo directo del subcontratista es fácilmente rastreable a un trabajo porque el subcontratista presentaría facturas del trabajo particular en el que están trabajando.

El costo indirecto por obra no es más que la suma general de todos los gastos técnicos y administrativos que se realizan durante el presupuesto.

El costo indirecto, en términos generales, corresponde a los gastos generales necesarios para la ejecución de trabajos no incluidos en los costos directos que realiza el contratista:

-Gastos de administración, organización, dirección técnica, vigilancia, supervisión, construcción de instalaciones generales necesarias para realizar conceptos de trabajo, transporte de maquinaria o equipo de construcción, imprevistos y, en su caso, prestaciones laborales y sociales correspondientes al personal directivo y administrativo.

-El factor más común que lleva a la bancarrota a las empresas es el diseño de un plan inadecuado para reducir costos en épocas de dificultad económica.

-Estiman que una reducción de 20% en costos indirectos puede incrementar hasta 40% su utilidad neta.

-Esto no sólo apoya la operación, sino que también genera márgenes para hacer frente a dificultades eventuales sin recurrir a recortes de personal.

-Precisamente es en los costos indirectos donde pueden hacerse recortes y ahorros con una buena administración.

-En rubros como energía, seguros, renta, teléfono y servicios públicos, mensajería, papel y consumibles es posible ahorrar recursos para enfocarlos en otros más necesarios e importantes.

OTROS

En un reportaje de la revista Expansión se señalan “otras estrategias que pueden apoyarte en un mejor aprovechamiento de recursos son:

-“Recursos Humanos: generar motivación entre los empleados aumenta la productividad y ayuda a que se generen esfuerzos adicionales a la carga de trabajo diaria en caso de que existan dificultades.

-“Realiza evaluaciones comparativas: mantente abierto a adoptar buenas prácticas que tu personal proponga. Una vez que detectes prácticas positivas, estandarízalas y promuévelas en las diferentes áreas.

¿QUIÉN DEBE HACER ÉSTE CÁLCULO?

El dueño o administrador de su propio negocio es el responsable de realizar este tipo de cálculo en la que deberá incluir:

-Gastos de operación de la oficina (central y de campo).

- Sueldos y otros.

Los gastos indirectos por obra en arquitectura se dividen en dos:

-Costo indirecto de operación.

-Costo indirecto de campo.

COSTO INDIRECTO DE OPERACIÓN

Dentro del costo indirecto de operación se registran varios tipos de gastos los cuales son:

Costos técnicos administrativos: En este tipo de costo se registran los gastos de agua, luz, teléfono, sueldos, mantenimiento o reparación de oficina y otros.

Alquileres y depreciaciones: Se registra alquiler de la oficina y los gastos por el consumo del vehículo, mantenimiento de computadoras y otros equipos.

Seguros: Se registra todo tipo de seguro como médico, incendios…

Materiales de consumo o consumibles: Se registra todo los costos de papeles, tinta, material de limpieza, etc.

Capacitación: Si el personal tuvo una asesoría este gasto debe ser registrado en este casillero.

COSTOS INDIRECTOS DE CAMPO

Este tipo de registro señala todas las actividades de costo que se realizan fuera de la oficina y que son realizadas en el sitio de obra como por ejemplo:

Costos técnicos y administrativos: Se registran los pagos que se realizan a terceras personas, profesionales que han aportado con su trabajo a la obra y que no son incluidos en el análisis de costo directo como mano de obra o subcontratos.

Traslados y comunicación: Aquí registraremos los gastos ejercidos debido a que el personal tuvo que trasladarse hacia el sitio de trabajo de la obra, también se incluyen el monitoreo (radio, teléfono, etc.)

Construcciones provisionales: Registraremos en este casillero los gastos por montar alguna bodega o lugar de trabajo cerca de la construcción.

Imprevistos y consumos: Se registran todos los artículos de consumo relativos al trabajo y los gatos imprevistos como puede ser una emergencia.

Seguridad: Cuando el personal se traslade o trabaje en nuestro campo debe estar sujeto a un seguro o todo artículo que proteja al personal de trabajo, este dato deberá ser registrado en este casillero.

REDUCCIÓN DE COSTOS

Desde el punto de vista estratégico, debido a que los costos directos de una obra son muy similares entre todos los constructores, se puede lograr ofrecer un precio más competitivo bajando los costos indirectos.

Es un error muy común creer que para aplicar esta estrategia basta con bajar los costos en papel, pero esta reducción sin una estrategia compensatoria anual entre todas las obras que se obtienen en un año, puede ser contraproducente pues se pierde mucho dinero.

Lo mejor es siempre mantener un control en los costos indirectos y reducirlos siempre que sea posible, sin que no afecte a la operación de la empresa.

(arquimex)